1. はじめに
工事を進める上で欠かせない「工事台帳」。しかし、初めて使う方や、使い方があまり分からないという方も多いのではないでしょうか。この記事ではそんな「工事台帳」の基本的な入力方法から、より効率的に管理するための方法まで、かんたんに解説します。
インターネット上には様々な工事台帳ソフトが存在しますが、どれを選んだら良いのか迷う方も多いでしょう。そこで、おすすめの工事台帳ソフトをいくつか紹介し、その特徴や選び方についても触れていきます。
工事の進行管理をスムーズに行うために、ぜひ参考にしてみてください。
2. 工事台帳とは？
(1)工事台帳の概要
工事台帳とは、建設業において施工管理を行う際に重要な役割を果たすツールです。具体的には、工事の進行状況、使用材料、作業時間、費用などを一元的に記録し、管理するための帳簿のことを言います。これにより、工事の経緯を詳細に把握するとともに、製品の品質向上やコスト削減にも繋がります。
以下の表は、工事台帳に記載される主な項目です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 工事名 | 行っている工事の名前 |
| 工事種別 | 土木工事、建築工事など工事の種類 |
| 施工期間 | 工事が始まりから終了するまでの期間 |
| 使用材料 | 工事に使用した材料の種類とその数量 |
| 作業時間 | 作業者が作業に要した時間 |
| 費用 | 工事に必要な経費 |
これらの情報を適切に管理することで、工事の進行をスムーズに行い、問題が発生した場合にも迅速に対処することが可能となります。
(2)工事台帳が果たす役割
工事台帳は、工事の進行状況や原価情報を管理するための大切なツールです。
まず、工事の進捗管理において役立ちます。工事台帳には各工事の進行状況が記録され、どの工事がどれだけ進んでいるか一目でわかります。これにより、工事の進捗状況を把握しやすく、プロジェクト管理が円滑になります。
次に、原価情報の管理にも役立ちます。工事ごとの材料費や人件費、その他の費用を記録しておくことで、コスト管理がしやすくなり、利益を最大化することができます。
さらに、工事台帳は日々の業務報告や月次、年次の成果報告の基礎データとなるため、社内外への情報共有にも貢献します。
以上のように、工事台帳は工事の進捗管理、原価管理、情報共有の3つの重要な役割を果たします。
3.工事台帳ソフトの選び方
(1)必要な機能が搭載されているか
工事台帳ソフトを選ぶ際には、まずは必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。一般的に、工事台帳ソフトには以下のような機能が求められます。
- 工事の進行状況の一覧表示
- 各工事の原価計算
- 入金・出金の管理
- 予算と実績の比較
- 工事の売上、利益の集計
これらの機能が基本的に備わっているかを確認しましょう。また、自社のビジネススタイルや業務内容に応じて、特殊な要件が必要な場合もあります。例えば、現場写真の管理や、電子署名の機能など。自社のニーズに合った機能が搭載されているかを見極めることが大切です。
(2)操作は簡単か
工事台帳ソフトの選択において、操作性の簡単さは非常に重要なポイントです。操作が複雑であればあるほど、時間と労力がかかり、作業の効率が落ちてしまいます。まず、各ソフトの使いやすさをチェックするための一つの方法は、試用版が提供されているかどうかを確認することです。試用版を使用すれば、自分が直面するであろう具体的なタスクを実行するための操作を予行練習できます。
また、操作マニュアルやチュートリアルが充実しているかも重要な観点です。これらの情報が整っていると、操作方法を自分で学びやすくなります。以下に表で試用版、操作マニュアル、チュートリアルの有無を比較します。
| ソフト名 | 試用版 | 操作マニュアル | チュートリアル |
|---|---|---|---|
| トラスト工事台帳 | ○ | ○ | ○ |
| VBA工事原価・入金管理 R05 | × | ○ | × |
| 多機能工事台帳CDGWin（フリー版） | ○ | ○ | ○ |
| 工事台帳2 | ○ | ○ | ○ |
| KANNA | ○ | ○ | × |
以上のように、ソフト選びにおいては、自分にとって操作が簡単なものを選ぶことが大切です。
(3)PDFやエクセルの出力は可能か
工事台帳ソフトを選ぶ際には、PDFやエクセルの出力が可能かどうかも確認することが重要です。これにより、データを見易く整理したり、他のソフトウェアとの連携が容易になります。具体的には次のような点が挙げられます。
- データの可視化：Excel出力が可能な場合、データをグラフやチャートにすることで視覚的に理解しやすくなります。
- データの共有：PDF出力が可能な場合、他の担当者や関係者とデータを簡単に共有することができます。
以下の表は、主要な工事台帳ソフトのPDF、エクセル出力機能の有無を一覧化したものです。
| ソフト名 | PDF出力 | Excel出力 |
|---|---|---|
| トラスト工事台帳 | 〇 | 〇 |
| VBA工事原価・入金管理 R05 | 〇 | 〇 |
| 多機能工事台帳CDGWin（フリー版） | △ | 〇 |
| 工事台帳2 | 〇 | 〇 |
| KANNA | 〇 | 〇 |
※上記は一例で、各ソフトの詳細な機能は公式サイト等をご確認ください。
4.おすすめ工事台帳ソフトとその特徴
(1)トラスト工事台帳
「トラスト工事台帳」は、工事現場の管理に最適化されたソフトウェアです。特筆すべきはその操作性の良さと豊富な機能です。
まず、使いやすいデザインが工事台帳入力を簡単にします。画面は見やすく、必要な情報を一覧性良く表示。これにより、スムーズな作業が可能となります。
また、工事台帳としての基本機能だけでなく、積算機能や見積もり作成機能なども備わっています。これにより、工事全体の見通しを立てやすく、予算管理も一元的に行えます。
さらに、「トラスト工事台帳」はエクセルとの互換性もあり、出力も容易。これにより、外部とのデータ共有や、他の業務との連携もスムーズに進行します。
以上のように、「トラスト工事台帳」はその使いやすさと多機能性から、工事台帳の入力・管理を効率的に行いたい方におすすめのソフトウェアです。
(2)VBA工事原価・入金管理 R05
「VBA工事原価・入金管理 R05」は、初心者から上級者まで使いやすい工事台帳ソフトです。VBA（Visual Basic for Applications）を活用しており、エクセル上で手軽に使えます。データ分析も容易で、工事原価と入金管理が一元化でき、効率的に進められます。
特に優れている点は以下の通りです。
- 明細管理が可能なため、各工事の原価明細や請求明細を詳細に管理できます。
- 画面はシンプルで直感的な操作が可能。初めて使用する方でもすぐに慣れます。
- 数値データだけでなく、写真やPDFといった資料も一元管理が可能。現場の情報を効率良く整理できます。
このような特性から、「VBA工事原価・入金管理 R05」は、業務をスムーズに進めたい方におすすめの工事台帳ソフトと言えます。
(3)多機能工事台帳CDGWin（フリー版）
多機能工事台帳CDGWin（フリー版）は、その名の通り多くの機能を持つ台帳作成ソフトウェアです。現場や作業者ごとの詳細なデータ管理が可能で、手軽に工事台帳を作成できます。
具体的な機能としては、工程管理、品質管理、原価管理などがあります。また、各種データの出力も可能で、エクセル形式やPDF形式での出力はもちろん、画像ファイルとしての保存も可能です。
また、ユーザインターフェースが非常に直感的で、誰でも簡単に操作することができます。初めて工事台帳を作成する方でも、このソフトを利用することでスムーズに作業を進められるでしょう。
ただし、フリー版ということで一部機能制限がありますが、基本的な工事台帳作成には十分な機能を備えています。初めに試すには最適なソフトです。
(4)工事台帳2
「工事台帳2」は、工事の進行状況や経費を一元管理できるソフトです。これを使えば、各工事の詳細な進捗やコストをリアルタイムで把握することが可能となります。
具体的には以下のような機能が備わっています。
【機能一覧】
- 工事別経費入力・表示
- 工事別進捗管理
- 工事別請求・請求書作成
- PDF出力対応
操作もシンプルな設計となっており、複雑な操作はほとんどありません。特に「工事別経費入力・表示」機能では、専門知識がない方でも簡単に工事のコストを算出、管理することが可能です。
なお、「工事台帳2」は無料で提供されています。初めて工事台帳を使う方でも安心して試用できます。
(5)KANNA
「KANNA」は、「かんたん」に工事台帳を作成できるソフトウェアの一つです。特に、ユーザーフレンドリーなインターフェースが評価されており、初めて工事台帳を作成する方でも迷わずに使用することが可能です。
主な機能として、工事の進捗管理、原価管理、見積もり作成などがあり、これらの情報を一元管理することができます。また、エクセルへの出力も可能で、データ分析や報告書作成に役立ちます。
表1. KANNAの主な機能
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 進捗管理 | 工事の進捗状況をリアルタイムで把握 |
| 原価管理 | 工事の原価を一覧表示し、コスト管理 |
| 見積もり作成 | 見積もりを自動計算し、提案書作成 |
このように、「KANNA」は初心者から経験者まで幅広く利用できる工事台帳ソフトです。
5.かんたんな工事台帳の入力方法
(1)現場の情報を一元化する
工事台帳への入力は、まず現場の情報を一元化することから始めます。これには、工事内容、工事日時、作業者の名前、使用した資材等、工事に関わる全ての情報が必要となります。以下に一例を示します。
【表1】現場情報の一元化
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 工事内容 | 新築一戸建て |
| 工事日時 | 2022/04/01〜2022/05/31 |
| 作業者 | 鈴木、田中 |
| 使用資材 | セメント、レンガ、木材 |
このようにして情報を一元化することで、どの工事でどのような作業が行われ、どの資材がどの程度使われたのかを一目で把握することが可能になります。これにより、工事の経緯を正確に記録し、後々の管理や報告、分析に役立てることが可能になります。
(2)実行予算表を活用する
工事台帳の入力には、実行予算表の活用が有効です。まず、新規工事が始まる度に、以下のような形式で実行予算表を作成します。
【表1】実行予算表
| 工事名 | 工事費 | 人件費 | 材料費 | その他 |
|---|---|---|---|---|
| ○○工事 | 100万円 | 50万円 | 30万円 | 20万円 |
この表には、予定される工事名とその工事に必要な予算を詳細に記載します。作成した実行予算表は工事台帳の一部として管理し、工事の進行と共に実際の費用を記入していきます。これにより、工事の進行状況と予算の管理が同時に可能となります。さらに、工事完了後には予算と実際の費用を比較し、見積もりの精度を高めるためのデータとして活用することもできます。
6.効率的な工事台帳の管理法
(1)マイクロソフトのエクセル、アクセスを活用する
効率的な工事台帳の管理には、MicrosoftのExcelやAccessの活用がおすすめです。これらのツールは、大量のデータを一元管理し、必要な情報を迅速に抽出できるため、台帳管理に適しています。
例えばExcelでは、以下のように工事毎の情報を一覧化できます。
| 工事名 | 工事費 | 開始日 | 終了日 | 担当者 |
|---|---|---|---|---|
| 例）A工事 | 100万円 | 2021年4月1日 | 2021年6月30日 | 山田 |
| 例）B工事 | 200万円 | 2021年7月1日 | 2021年9月30日 | 鈴木 |
また、Accessでは、複数のテーブル間で情報を連携させ、更に詳細な管理が可能です。例えば、工事別の経費詳細や進行状況、担当者の業務状況などを一元管理することができます。
これらのツールは、多くの企業で使用されているため、操作方法についての情報も豊富です。初めての方でも安心して利用することができます。
(2)行と列を入れ替える
効率的な工事台帳の管理法の一つに、「行と列を入れ替える」方法があります。これは、特にExcelを使用した場合に有効なテクニックです。
具体的には、通常、工事名や日付などを行に入力し、各種データを列に入力するのが一般的ですが、これを逆にします。すなわち、工事名や日付を列に、各種データを行に入力します。この方法を利用することで、同じ種類のデータが縦に並び、見やすくなります。
また、Excelの「ピボットテーブル」機能を使うことで、行と列の入れ替えも簡単に行えます。ピボットテーブルを使うと、大量のデータでも一覧性を保ちつつ、必要なデータだけを抽出して表示することが可能です。これにより、工事台帳の分析や確認作業がかんたんになります。
7.まとめ
工事台帳は、工事の規模や進捗を一元管理するための重要なツールです。選択するソフトによっては、操作性や出力形式に差がありますので、自社に合ったものを選ぶことが重要です。一部のソフトでは、実行予算表を活用した入力方法や、エクセルやアクセスを使った効率的な管理法が可能です。かんたんな工事台帳の作成と効率的な管理法を身につけることで、工事の進行管理がスムーズに行えるようになり、全体の作業効率も向上します。また、行と列を入れ替えるだけで見やすさが向上するので、試してみてください。
